إجراءات وحدة الرواتب والبدلات

مسيرات الرواتب العامة والبدلات

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام مسيرات ( الرواتب العامة والبدلات التجريبي ) من إدارة شؤون الموظفين وتدقيقها مع القرارات الإدارية ونظام الرواتب والمخاطبات

المحاسبة

لا يوجد

2

استلام مسيرات ( الرواتب والبدلات الطبعة النهائية ) وتدقيقها واعتمادها

3

إرسال ( المسيرات العامة للرواتب والبدلات الطبعة النهائية ) للإدارة المالية (بنين) وإرفاق القرارات الإدارية وصور المخاطبات

الانتداب داخلي –خارجي (دورات تدريبية – ورشة عمل – مؤتمرات – ندوات – حلقات تطبيقية)

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام الاتي من إدارة شؤون الموظفين :

                     ·            أصل القرار الإداري (مدير الجامعة-وكيل الجامعة -وكيل الجامعة للدراسات العليا-مدير عام شؤون موظفين – التطوير الإداري)

                     ·            أصل بيان المتابعة

المحاسبة

بيان انتداب (داخل-خارج) المملكة

2

استلام أصل نموذج بيان انتداب من قبل المرشحة بعد انهاء المهمة المنتدب لها وإرفاق الاتي: -

                     ·            أصل رسوم المشاركة (أكاديميات).

                     ·            شهادة الحضور (إداريات-أكاديميات).

3

إدخال المستحقات المالية بنظام الرواتب وطباعة المسير الإفرادي

إنهاء خدمة (إداريات – أكاديميات – متعاقدات – بند الأجور)

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام أصل القرار الإداري من قبل إدارة شؤون الموظفين

المحاسبة

لا يوجد

2

حساب التسوية لنهاية الخدمة

3

إدخال المستحقات المالية بنظام الرواتب وطباعة المسير الإفرادي أو إعداد سند استلام (يدوي)

4

إرسال كامل أصل المعاملة لإدارة شؤون الموظفين – الإدارة المالية

عودة من الابتعاث

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

يتم استلام الآتي من الموظفة بعد العودة من ابتعاث : -

           ·            مباشرة الموظفة الكترونياً

           ·            صورة من قرار التخرج

           ·            اخر ما صرف لها من الملحقية

المحاسبة

لا يوجد

2

إدخال المستحقات المالية بنظام الرواتب وطباعة المسير الإفرادي أو إعداد سند استلام (يدوي)

3

إرسال كامل أصل المعاملة لإدارة شؤون الموظفين – الإدارة المالية

بدل سكن وتأثيث للمتعاقدات

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام معاملة السكن ومرفق بها  الاتي:-

                     ·            صورة واضحة من جواز السفر أو الإقامة

                     ·            صورة من العقد

                     ·            أصل النموذج الخاص بصرف بدل السكن

                     ·            صورة المباشر

المحاسبة

صرف بدل السكن

2

تدقيق المعاملة ومراجعة كافة البيانات

3

إدخال المستحقات المالية بنظام الرواتب وطباعة المسير الإفرادي

4

إرسال كامل أصل المعاملة لإدارة شؤون الموظفين – الإدارة المالية

بدل سكن وتأثيث للمتعاقدات حديثاً

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

إرسال طلب سلفة مالية من بدل السكن وإرفاق الاتي:-

                     ·            صورة واضحة من جواز السفر

                     ·            صورة من العقد المبدئي أو صورة العرض الوظيفي

                     ·            أصل النموذج الخاص بصرف بدل السكن

                     ·            صورة المباشر

جهة الموظفة

طلب صرف بدل السكن

2

إعداد سند استلام (يدوي) بمبلغ (10.000) ريال كدفعة أولى من بدل السكن

المحاسبة

لا يوجد

3

إرسال كامل أصل المعاملة لإدارة شؤون الموظفين – الإدارة المالية

4

استلام أصل العقد بعد توقيعه من المتعاقدة واعتماده من مدير الجامعة وإرفاق صورة من المباشرة الالكترونية

5

إعداد مسير إفرادي بالمبلغ المتبقي من بدل السكن والتأثيث (إن وجد)

6

إرسال كامل أصل المعاملة لإدارة شؤون الموظفين – الإدارة المالية

بدلات متفرقة ( تعين – تعليم جامعي – ندره – طبيعة عمل .. الخ)

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام أصل القرار الإداري

المحاسبة

لا يوجد

2

حساب التسويات وإدخالها بنظام الرواتب 

3

طباعة المسير الإفرادي

4

إرسال كامل أصل المعاملة لإدارة شؤون الموظفين – الإدارة المالية

راتب مقدم

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام أصل قرار الإجازة الاعتيادية

المحاسبة

لا يوجد

2

احتساب المدة المستحقة عنها راتب مقدم

3

إدخالها بنظام الرواتب

4

طباعة المسير الإفرادي

5

إرسال كامل أصل المعاملة لإدارة شؤون الموظفين – الإدارة المالية

تثبيت الراتب

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام نموذج طلب تثبيت راتب من قبل المنسوبة بعد استيفاء البيانات المطلوبة

المحاسبة

طلب تثبيت راتب

2

تدقيق واعتماد النموذج وتعيين مؤشر القرض

3

إرسال النموذج لإدارة شؤون الموظفين لاعتماده

4

استلام النموذج وتسليمه للموظفة

كفالة شخصية

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام نموذج طلب كفالة شخصية من قبل المنسوبة بعد استيفاء البيانات المطلوبة

المحاسبة

طلب كفالة شخصية / خارجي

2

تدقيق واعتماد النموذج

3

إرسال النموذج لإدارة شؤون الموظفين لاعتماده

4

استلام النموذج وتسليمه للموظفة

متواجدات على رأس العمل

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام خطاب بالمتواجدات على رأس العمل من الجهات سواء ورقي أو الكتروني

المحاسبة

لا يوجد

2

تدقيق أسماء المتواجدات على رأس العمل مع نظام الرواتب وإدارة شؤون الموظفين ومع مسير الرواتب

3

متابعة المستحقات المالية المترتب عليها

إيقاف الراتب و المرتجع

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام خطاب من جهة عمل المنسوبة

المحاسبة

لا يوجد

2

في حالة عدم الاستحقاق المالي للموظفة يتم إعداد نموذج إيقاف الراتب بعد استيفاء البيانات المطلوبة واعتماده

3

إعداد نموذج مرتجع الرواتب بعد استيفاء البيانات المطلوبة واعتماده

طلب إيقاف راتب/مرتجع

4

إرسال النماذج لإدارة شؤون الموظفين - الإدارة المالية

الارتباطات

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام بيان الارتباطات من إدارة التخطيط والميزانية والمتابعة

المحاسبة

لا يوجد

2

متابعة بيان الارتباط مع الجهات

3

إعداد بيان بأرقام الحصر للمعاملات التي تم إرسالها للإدارة المالية للتخطيط والميزانية والمتابعة

4

إرسال المعاملة لإدارة التخطيط والميزانية والمتابعة

صرف خارج الدوام الرسمي

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام أصل القرار الإداري

المحاسبة

نموذج تكليف عمل خارج وقت الدوام الرسمي

2

إرسال خطاب إلى الجهة مرفق به أصل نموذج تكليف عمل خارج وقت الدوام الرسمي لاستكمال تعبئته

3

إدخال المستحقات المالية على نظام الرواتب

4

طباعة المسير الإفرادي واعتماده

عهدة انتداب

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام وتدقيق المعاملة بالوثائق المطلوبة :

                     ·            صورة القرار الإداري

                     ·            صورة بيان المتابعة

                     ·            أصل المسير التجريبي والنهائي

المحاسبة

لا يوجد

2

إرسال صورة المعاملة إلى الإدارة المالية بالمرفقات

3

استلام كامل صورة المعاملة وتسجيل العهدة

4

عند الانتهاء من الانتداب يتم إرسال صورة من المعاملة السابقة إلى الإدارة المالية مرفق بها الاتي: -

                     ·            أصل القرار الإداري

                     ·            أصل بيان المتابعة

                     ·            أصل نموذج بيان انتداب

                     ·            أصل رسوم المشاركة (أكاديميات)

                     ·            شهادة الحضور (إداريات-أكاديميات)

حسم غياب

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام أصل القرار الإداري

المحاسبة

لا يوجد

2

حساب التسوية

3

إدخال الحسم على النظام الرواتب

4

مراجعة التنفيذ على المسيرات العامة للرواتب

فتح حساب

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام أصل نموذج فتح الحساب موضح فيه الآيبان من البنك ورقم الحساب

المحاسبة

لا يوجد

2

إدخال رقم الحساب في النظام

3

مراجعة وتدقيق في نظام الرواتب ثم المسير التجريبي والنهائي

نقل خدمات إلى جامعة الملك عبد العزيز

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام خطاب من إدارة شؤون الموظفين بنقل المنسوبة إلى جامعة الملك عبدالعزيز مرفق به الاتي :-

                     ·            اخر راتب تم صرفه من الجهة المنقولة منها

                     ·            مباشرة الموظفة

                     ·            نموذج فتح الحساب موضح فيه الآيبان من البنك المراد تحويل الراتب إليه

المحاسبة

لا يوجد

2

إدخال رقم الحساب في نظام الرواتب

تحويل راتب

م

خطوات الإجراء

المسؤولية

النموذج المستخدم

1

استلام خطاب من الجهة مرفق به الاتي :-

                     ·            صل إخلاء طرف من البنك

                     ·            نموذج فتح الحساب موضح فيه الآيبان من البنك المراد تحويل الراتب إليه

المحاسبة

لا يوجد

2

إدخال رقم الحساب في نظام الرواتب